■規約
（名称）
第1条 本会は山口日米協会（英文表記Yamaguchi Japan-America Society、略称YJAS ）とする。
（事務所）
第2条 本会は、事務所を〒753-0086山口市中市町１－１０山口商工会議所内に置く。
（目的）
第3条 本会は、日米両国民の友好親睦を図り、相互の理解と交流を促進するとともに、会員相互の親睦を図ることを目 的とする。
（事業）
第4条 本会は、前条の目的を達成するため、次の事業をおこなう。
１．日米両国の相互理解、親善のための諸会合の開催。
２．日米両国の文化、産業、観光に関する情報収集、研究紹介や斡旋。
３．アメリカとの交流への協力。
４．日米相互理解のための社会教育や青少年の育成活動。
５．その他、本会の目的を達成するために必要な事業。
（種別）
第5条 本会の会員は、個人会員、短期個人会員、家族会員、法人会員からなる。 （入会）
第6条 会員になろうとする者は、会員の推薦を得て、入会申し込み書を会長に提出し、理事会で承認を得るものとする。
２．短期個人会員は、大学生や「語学指導等を行う外国青年招致事業(JETプログラム)」等により滞在する者など、滞在期間が決まっている者とする。
３．短期個人会員は3年目から普通会員として扱う。
（会費）
第7条 会員は総会において別途定める年会費を会費を納入しなければならない。
（退会）
第8条 会員は退会しようとするときは書面にて会長にその旨を届けなければならない。また、会員が次のいずれかに該当するときは会員資格を喪失する。
（１）年会費を次年度内に納付しなかったとき。
（２）個人会員が死亡したとき、又は法人会員が解散したとき。
（３）この会の名誉を傷つけ、またはこの会の目的に違反する行為があったと理事会決議がなされたとき。
（役員）
第9条 本会に次の役員を置く。
（１）会長 1人
（２）副会長 1人
（３）事務局長 1人
（４）会計 1人
（５）理事（会長、副会長および会計をふくむ） 6人以上15人以内
（６）監事 2人
（７）顧問 1人
（役員の選任）
第10条 理事および監事は総会において選任する。
２．会長、副会長、事務局長および会計は、理事の互選により定める。
３．理事および監事は相互に兼ねることができない。
（役員の職務及び事務局）
第11条 会長は本会を代表し、会務を統括する。
２．副会長は、会長を補佐し、会長に事故あるとき又は会長が欠けたときは、その職務を行う。
３．理事は、理事会を構成し、本会の規約及び理事会の議決に基づき会務を処理する。
４．本会に事務局を置き、事務局長が事務を処理する。また、事務局の運営に関しては、会長が理事会の承認を得て、必要事項を別に定める。
５．会計は、本会の事業運営に係わる現金および物品の出納又は保管に関する事務を処理する。
６．監事は、本会の現金および会計並びに理事の会務執行状況を監査し、本規約に定める会議に出席の上で、必要があると認められるときは改善の勧告をする。
（役員の任期）
第12条 役員の任期は選任された総会開催日から、翌々年に開催される総会日までの２年とする。ただし、補欠役員の任期は、前任者の残任期間とする。
２．すべての役員は再任を妨げない。
３．役員は、辞任した場合または任期満了の場合においても、後任者が就任するまではその職務を行うものとする。
（顧問）
第13条 顧問は、予め任期及び目的を定めた上で、事業運営の助言を得るために、理事会の同意を得て会長が委嘱する。
２．顧問は会長の求めに応じて理事会に出席し、意見を述べることができる。
第14条 本会の会議は、総会および理事会の2種とし、総会は通常総会および臨時総会とする。
（会議の構成）第15条 総会は、会員をもって構成する。
２．理事会は、理事をもって構成する。
（会議の機能）
第16条 総会は、この規約に別に定めるもののほか、次の事項を議決する。
（１）事業計画の決定
（２）事業報告の承認
（３）予算
（４）決算
（５）規約の変更
（６）その他本会の運営に関する重要な事項
２．理事会は、この規約に別に定めるもののほか、次の事項を議決する。
（１）総会の議決した事項の執行に関すること。
（２）総会に付議すべき事項
（３）その他総会の議決を要しない会務の執行に関する事項
（会議の開催）
第17条 通常総会は、毎年4月又は5月に開催する。
２．臨時総会は、理事会が必要であると認めたとき、又は総会員の5分の１以上から会議の目的たる事項を示して請求があったときに開催する。
３．理事会は、共に会議の目的たる事項を示して、会長が必要があると認めたとき、又は理事の3分の１以上から請求があったときに開催する。
４．緊急に会議を開催する必要が生じた場合は、前２項及び３項の開催要件を満たした上で、書面又は電子メールによりその旨を構成員に通知することにより、通知発送後７日目以降を期限として構成員（会員または理事）に対し表決を求めることができ、これに対して構成員も同様な手段で直接に表決に参加するか、または他の構成員を代表人として表決を委任することができる。いずれの場合においても、以下第１９条及び第２０条の規定は適用されるものとみなす。
（会議の招集）
第18条 会議は、会長が招集する。
２．総会を招集するには、会員に対し、会議の目的たる事項、日時および場所を示して、開会の日の7日前までに通知する。
（会議の定足数）
第19条 会議は、総会にあっては会員の、理事会にあっては理事の過半数の出席がなければ開会することができない。
（会議の議決）
第20条 総会の議事は、出席会員の過半数の同意をもって決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。
２．理事会の議事は、出席理事の過半数の同意をもって決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。
（書面表決等）
第21条 やむを得ない理由のため会議に出席できない会員又は理事は、あらかじめ通知された事項について、書面又は電子メールをもって表決し、または他の構成員を代理人として表決を委任することができる。この場合において、前2条の規定の適用については、出席したものとみなす。
（議事録）
第22条 会議の議事については、その概要を記載した議事録を遅滞なく作成し、書面又は電子メールにて全構成員に送付するものとする。
（資産）
第23条 本会の資産は、設立当初の寄付財産、入会金、会費、寄付金その他の収入とする。
（資産の管理）
第24条 資産は会長が管理し、その方法は理事会の議決をもって定める。
第25条 本会の会計年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。
第26条 この規約の施行について必要な事項は、理事会の議決を経て別に定める。
附則
１．この規約は２０１０年５月８日から施行する
２．この会の設立当初の役員は、第10条第1項から第3項までの規定にかかわらず、別紙役員名簿のとおりとし、その任期は、第12条第1項の規定 にかかわらず2011年3月31日までとする。
３．この会の設立当初の事業年度は、第25条の規定にかかわらず、この規約の施行の日から2011年3月31日までとする。
４．この会の設立事業計画および予算は、第17条第1項の規定にかかわらず、設立総会の定めるところによる。
５．この規則は、2012年5月26日から施行する。
６．この規則は、2013年5月26日から施行する。
７．この規則は、2021年5月23日から施行する。
８．この規則は、2023年年5月27日から施行する。